Aumento delle tariffe aeree: come i travel manager possono tenere sotto controllo i costi dei viaggi d’affari

L’aumento dei costi del carburante, i vincoli di capacità e i cambiamenti nelle operazioni delle compagnie aeree continuano a esercitare pressione sulle tariffe aeree. Per le aziende con viaggi d’affari regolari, ciò si traduce in costi medi di viaggio più elevati, maggiore pressione sui budget e una maggiore necessità di gestire il comportamento di prenotazione, la conformità alle policy e il costo totale del viaggio.

Secondo Marjan van Vliet, Head of Account Management presso ATPI Benelux, i travel manager si stanno ora concentrando maggiormente sull’ottenimento del controllo, non solo sui costi, ma anche sulla disponibilità, sulla travel policy e sull’esperienza complessiva del viaggiatore.

Per molte organizzazioni, il volo rimane essenziale, in particolare per gli affari internazionali. Allo stesso tempo, le tariffe possono cambiare rapidamente, la disponibilità può essere limitata e i viaggiatori si aspettano comunque flessibilità e comodità. I travel manager devono quindi bilanciare il controllo dei costi con la conformità e le esigenze pratiche dei propri viaggiatori.

Spese più elevate senza un aumento dei viaggi

“In passato, molte conversazioni con i clienti si concentravano sul servizio, sulla policy o sull’ottimizzazione del programma di viaggio. Ora, i clienti chiedono più spesso perché lo stesso viaggio costi più di prima”, spiega Marjan.

È importante notare che una spesa più elevata non significa necessariamente che i dipendenti viaggino più frequentemente.

L’analisi di ATPI che confronta il periodo da gennaio a giugno 2026 con lo stesso periodo del 2025 mostra che la spesa è aumentata di circa il 15% in alcune aree, a seconda della rotta. Ciò suggerisce che, su determinate rotte, la pressione derivi da un costo medio per viaggio più elevato piuttosto che da dipendenti che viaggiano più spesso.

Oltre i prezzi del carburante

Il carburante rimane un fattore importante nella determinazione dei prezzi delle compagnie aeree, ma è solo una parte del quadro generale.

Le compagnie aeree devono fare i conti anche con la limitata disponibilità di aeromobili, i ritardi nelle consegne di nuovi velivoli e gli elevati coefficienti di riempimento. Allo stesso tempo, ATPI sta riscontrando un aumento della domanda di premium economy rispetto allo scorso anno, il che può influenzare anche i costi medi di viaggio.

Le interruzioni delle rotte e le chiusure temporanee dello spazio aereo aggiungono un ulteriore livello di complessità. Quando le compagnie aeree devono deviare i voli, i viaggi possono diventare più lunghi, aumentando il consumo di carburante e i costi operativi.

Per le organizzazioni, l’impatto è chiaro: i budget di viaggio possono finire sotto pressione più rapidamente, anche quando i dipendenti non viaggiano più spesso.

Per i travel manager, la questione riguarda quindi meno la previsione di ogni movimento di prezzo e più la conoscenza di quali leve possono ancora influenzare.

I viaggi gestiti sono sinonimo di insight e controllo

I programmi di viaggio gestiti e gli accordi negoziati con le compagnie aeree offrono ancora vantaggi importanti, ma il loro valore va oltre l’ottenimento di uno sconto su un singolo biglietto.

Molte tariffe includono componenti variabili come i supplementi per il carburante, mentre le classi di prenotazione più basse possono esaurirsi rapidamente al variare della disponibilità. Una tariffa negoziata non può quindi proteggere completamente un’organizzazione dalle mutevoli condizioni di mercato.

“Il vero valore di un programma di viaggi gestiti riguarda sempre più l’insight e il controllo”, afferma Marjan. “Puoi vedere dove sorgono i costi, se la travel policy viene rispettata e dove è possibile apportare modifiche”.

Dati di viaggio affidabili consentono alle organizzazioni di guardare oltre una singola prenotazione costosa e identificare modelli più ampi all’interno del proprio programma di viaggio.

Il comportamento di prenotazione fa la differenza

Sebbene i travel manager non possano controllare i prezzi delle compagnie aeree, possono influenzare il modo in cui la propria organizzazione risponde ad essi.

Prenotare in anticipo, ove possibile, rimane una delle opportunità più evidenti. Le prenotazioni last-minute dovrebbero essere esaminate criticamente, specialmente quando lunghi processi di approvazione interna ritardano l’acquisto. Le tariffe aeree possono cambiare nel giro di poche ore, quindi la tariffa originale potrebbe non essere più disponibile una volta ricevuta l’approvazione.

Anche policy chiare sulle classi di viaggio consentite possono essere d’aiuto. In alcuni casi, la scelta di un aeroporto, di una compagnia aerea o di una rotta di collegamento alternativa può offrire un valore migliore senza influire in modo significativo sulla comodità del viaggiatore.

Come sottolinea Marjan, l’obiettivo non è ridurre i viaggi necessari, ma viaggiare in modo più intelligente.

Le organizzazioni stanno inoltre combinando sempre più spesso più riunioni o appuntamenti in un unico viaggio, il che può contribuire sia all’efficienza dei costi che agli obiettivi di sostenibilità.

Guarda oltre il prezzo del biglietto

I travel manager devono anche considerare come stia cambiando la determinazione dei prezzi delle compagnie aeree stesse.

La tariffa iniziale non rappresenta sempre il costo totale di un viaggio. A seconda della compagnia aerea e del tipo di tariffa, servizi aggiuntivi come la selezione del posto, il bagaglio, l’accesso alla lounge o i prodotti a bordo possono aggiungersi all’importo finale pagato.

Per i programmi di viaggio aziendali, ciò rende sempre più importante considerare il costo totale del viaggio, piuttosto che confrontare le opzioni basandosi esclusivamente sul prezzo del biglietto base.

Mantenere il controllo per il resto del 2026

Marjan prevede che le tariffe aeree rimarranno relativamente alte e volatili per tutto il resto del 2026. Ciò non significa che ogni rotta continuerà a diventare più costosa, ma è probabile che la capacità, i costi del carburante, le spese operative e la mutevole disponibilità delle rotte manterranno i prezzi in movimento.

Il suo consiglio ai travel manager è chiaro: non aspettare che il mercato torni come era prima.

Al contrario, le organizzazioni dovrebbero gestire attivamente i propri programmi attraverso i dati, travel policy aggiornate e il comportamento di prenotazione.

“Guarda oltre il prezzo di un singolo biglietto”, conclude Marjan. “Dove prenotano le persone? Quando prenotano? La travel policy viene rispettata?”

In definitiva, la maggiore opportunità non risiede in un singolo risparmio individuale, ma nel mantenimento di un controllo continuo sull’intero programma di viaggio: capire dove sorgono i costi, guidare il comportamento di prenotazione e prendere decisioni informate prima che i budget subiscano ulteriori pressioni.